Moeilijke boodschap

Vind jij het makkelijk om een moeilijke boodschap te brengen? Dan kan je meteen scrollen naar de paragraaf over geweldloos communiceren. Maar de ene leidinggevende is de andere niet. Dus als jij het toch niet zo evident vindt om moeilijke boodschappen te brengen naar je team, steek ik je graag eerst nog een hart onder de riem.

Of het jou moeilijk of makkelijk afgaat om delicate situaties aan te kaarten, is afhankelijk van verschillende factoren:

  • de mate waarin de bedrijfscultuur open communicatie ondersteunt (is het de gewoonte dat moeilijke boodschappen openlijk worden besproken of helemaal niet?)
  • hoeveel ervaring je hebt met het brengen van moeilijke boodschappen (het wordt gemakkelijker naarmate je het vaker doet)
  • je eigen karakter (als je van nature een conflictvermijdende behager bent -niks mis mee!- is dit een ferme klus)
  • hoe dik je eigen vel is (als jij je zelf snel persoonlijk aangevallen voelt, ga je er waarschijnlijk van uit dat anderen ook zo zijn)

Het ligt dus deels aan de omgeving waarin je je bevindt, deels aan wie jij bent. Laten we ervan uit gaan dat je niet wenst te veranderen van omgeving. Dat je in je huidige omgeving graag een positief verschil wil maken. Dan rest je niets anders dan aan de slag te gaan met wie jij bent.

Een misverstand (alweer)

Wie het moeilijk vindt om moeilijke boodschappen te brengen, gaat er vaak vanuit dat het beter is voor de groepsgeest om moeilijke onderwerpen uit de weg te gaan. Zo blijven we allemaal vriendjes, niet? … Helaas!

Zaken die niet uitgesproken worden, blijven in de lucht hangen. En onbewust pas je toch je gedrag aan: Je bent geremder in de omgang, of moet je wat forceren om te doen alsof er niets aan de hand is (en komt geforceerd over). De mensen rondom jou merken dit.

En wanneer zij dezelfde strategie toepassen (ze detecteren een potentieel delicate situatie, maar praten er niet over), heb je binnen de kortste keren een olifant op kantoor. Zij het dan een onzichtbare. Een olifant waarvan jij heel goed weet waar hij vandaan komt. Je medewerkers niet. Maar ook voor hen is er overduidelijk een zuurstof- en energievretende olifant aanwezig. Alleen kunnen zij er de vinger niet opleggen.

Zwijgen is geen optie

Ok, het is duidelijk. Zwijgen is geen optie. Problemen onder de mat vegen, je kop in het zand steken, wachten tot de storm passeert… Allemaal strategieën die een leidinggevende niet echt verder helpen in zijn* leiderschap. Maar een uitgesproken conflictsituatie is ook geen pretje. Dus zal je het voorzichtig moeten aanpakken. En daar bestaat een geweldig efficiënte methodiek voor!

Groeien als leidinggevende

Geweldloos communiceren is uitermate geschikt wanneer je een thema wil aankaarten dat mogelijks een bom onder de samenwerking legt. Waarbij je je op glad ijs begeeft en de kans erin zit dat je op je bek gaat. Waarbij de potentiële schade, wanneer je effectief op je bek zou gaan, een pak groter lijkt dan het potentiële voordeel. Wat het zo aantrekkelijk maakt om het gesprek in kwestie op de lange baan te schuiven…

Het is de methode bij uitstek wanneer jij een delicate situatie wil benutten als opportuniteit om te groeien. Als leidinggevende. En als team.

Door op een ‘geweldloze’ manier te praten over thema’s die toch wel wat lading dekken, verklein je namelijk de afstand tussen jou en je gesprekspartner. Ongeacht de situatie of de leiderschapsstijl die je toepast (daarover later meer). Het is altijd een performante manier om de teamspirit aan te scherpen. (En niets dat je belet om er op het thuisfront ook mee aan de slag te gaan).

Geweldloos communiceren

Ik beschrijf hieronder de 4 stappen die je kan doorlopen om je kans op een win-win situatie te maximaliseren. Dit kan een handige kapstok zijn, ook voor mensen die gemakkelijk moeilijke boodschappen brengen. Want uiteindelijk wil je met je boodschap iets in beweging zetten. In de richting die jij voor ogen hebt.

De principes van geweldloos communiceren zijn schijnbaar eenvoudig:

  1. Benoem de feiten
  2. Benoem de emotie
  3. Verduidelijk wat je (niet) wil
  4. Formuleer een verzoek

Maar deze bescheiden theorie blijkt niet zo eenvoudig te vertalen naar de praktijk. Net omdat er zoveel lading zit op het thema.

De feiten zijn de feiten

Besef héél goed dat de eerste stap cruciaal is. Wanneer er zelfs maar een greintje emotionele lading te bespeuren valt bij het begin van je gesprek, is je slaagkans minimaal. Je gesprekspartner zal immers enkel de kritiek horen die tussen de regels doorschemert. En dan zijn er twee opties: ofwel gaat hij in het verweer, ofwel stopt hij met luisteren en komt er geen reactie. In beide gevallen is de wil om elkaar te begrijpen weg. De verbinding verbroken.

Misschien kost het je veel tijd om een neutrale beschrijving te maken van de feiten. Het zij maar zo. Sterker nog: Dit is net een indicatie dat het echt nodig is om deze denkoefening te maken. Wanneer de uitkomst van het gesprek belangrijk genoeg is, zal je er de tijd voor vrijmaken die nodig is. En weet dat oefenen werkt. Na verloop van tijd wordt het een automatisme.

Je emoties zijn onweerlegbaar

Over naar stap 2. Je emoties benoemen. Op de werkvloer. Het ziet er naar uit dat het er niet meteen gemakkelijker op wordt… Nochtans zijn emoties zeer menselijk. Zijn het net de emoties (en hun inherent ontploffingsgevaar) die jou in deze situatie hebben gebracht. Dus laten we maar gewoon de koe bij de horens vatten.

Als je de feiten (netjes verzameld in stap 1) doorleest, wat doet dit dan met jou? Wat brengt het bij jou teweeg? Is het frustratie? Krijg je het gevoel dat het allemaal van één kant komt? Uiteraard moet je je hart niet uitstorten bij je medewerker. Maar emoties tonen, maakt duidelijk dat jij ook een menselijke kant hebt, en dat wordt altijd geapprecieerd.

Bovendien zijn emoties onweerlegbaar. Er is niemand die er kan tegenin gaan. Of die kan beweren dat het niet waar is. Dus geef het een kans. Schrijf neer wat voor jou acceptabel is om te delen. Blijf rustig ademen. So far, so good.

Weet wat je wil

Meestal is deze derde stap de gemakkelijkste stap. Er is iets wat je wil, iets dat moet veranderen. Dat is immers de reden waarom je dit gesprek voert. En dat mag in de derde stap eindelijk uitgesproken worden.

Probeer je cool te behouden, ook al zit je met de daver op het lijf. Beschrijf rustig en sereen wat je wil of wat je niet wil.

Wanneer je in stap 1 of 2 hopeloos vastloopt, kan het helpen om met deze derde stap te beginnen. Van hieruit werk je dan terug naar stap 2 en 1.

Wanneer je gesprek bij stap 3 beland is, laat je je gesprekspartner ook aan het woord. Luister naar wat hij hierop te zeggen heeft. Luister om te begrijpen. Laat hem uitspreken.

Doe een verzoek

Nadat beide kanten van het verhaal gehoord zijn, is het tijd om zeer concreet te worden. Op basis van je eigen doelstelling en wat je gesprekspartner heeft toegevoegd, kom je tot een verzoek. Een positief actiepunt richting betere samenwerking, richting teamspirit en betrokkenheid.

Belangrijke kanttekening: Kies de juiste invalshoek. Zoom je verhaal voldoende uit. Het heeft geen zin om veel tijd en energie te steken in het uitwerken van een voorbeeld dat zich als symptoom toont voor het échte probleem.

Begin bijvoorbeeld geen geweldloos gesprek over het feit dat een medewerker elke avond het licht laat branden. Trek het gesprek open naar verantwoordelijkheidszin en teamspirit (ik zeg maar wat). Pick your fights… en voer ze geweldloos. Succes!

Heb ik je geïnspireerd? Heb je al zin om hiermee aan de slag te gaan? Fantastisch! Misschien zit je met vragen? Blijf er niet mee zitten. Ik beantwoord ze met plezier!

Petra Neyt

Loopbaanbegeleider / Burn-out expert / Teamrol manager

*of ‘haar’

PS: Geweldloos communiceren is de ‘light’ variant van assertieve communicatie. Wil jij in elke situatie een duidelijke boodschap kunnen brengen zonder vijanden te maken? Dan ben je van harte welkom op de open training ‘Beter (Assertief) Communiceren’ op 26 oktober bij Pygmalion in Gent centrum. Alle info bij ondergetekende.